Les nouvelles technologies ont donné un nouveau souffle à l’événementiel. Performance, réduction des coûts, optimisation de la phase organisationnelle, satisfaction accrue des clients, créativité, les entreprises ont rapidement compris tout l’intérêt de répondre aux usages de publics toujours plus connectés. A qui s’adresse ces services ? Comment les déployer ? Arkadin, l’un des plus grands fournisseurs de services de collaboration et de Communications Unifiées, lance un site d’information (evenementsvirtuels.arkadin.fr) pour aider les entreprises et agences d’événementiel à mieux cerner les avantages et les bénéfices de cette approche virtuelle.

Communication interne ou financière, présentation marketing ou commerciale, formation, l’événementiel connaît un renouveau grâce aux nouvelles technologies. Le monde digital et la vidéo prenant toujours plus d’ampleur dans la sphère privée, il a fallu adapter les modes de communication en externe et en interne à des interlocuteurs en quête d’expériences interactives et enrichies. Webcasts, live-streaming, rediffusions on line permettent désormais d’élargir l’audience et de faire perdurer dans le temps les contenus.

La tendance actuelle s’articule autour d’un mix d’événement physique et virtuel qui nécessite une grande technicité car l’enjeu est de s’assurer que, non seulement, les participants viennent mais qu’ils soient également engagés. L’objectif est de les amener à participer lors de l’événement, mais aussi en amont (en posant des questions qui vont aider l’intervenant à affiner son intervention) et en aval (en proposant un visionnage on demand - environ 30% des usages).

Expert de ces « événements augmentés » Arkadin accompagne depuis plus de 15 ans, entreprises du CAC 40 et PME dans la définition et la mise en œuvre des petits webinaires aux grands webcasts. L’entreprise opère 40 .000 événementiels par an dans le monde (dont 2.400 en France).

L’approche globale d’Arkadin permet de libérer les clients des contraintes techniques afin qu’ils se concentrent sur les contenus de l’événement. Des équipes expertes définissent les besoins de clients afin d’apporter une réponse technologique sur-mesure, de délivrer un événementiel optimal et de mesurer l’impact de l’événement pour mieux cerner le niveau d’engagement des participants. Totalement agnostique en matière de technologie, Arkadin opère des événements en local comme à l’international et s’appuie sur des technologies peu consommatrices de bande passante (peer-to-peer, monodiffusion, multidiffusion, etc.).

Ce service est au cœur même de la communication interne d’Arkadin, « Nos collaborateurs sont présents dans plus de 50 bureaux dans le monde et la communication interne est un véritable challenge. L’usage du Live Vidéo Webcast pour nos communications trimestrielles nous a permis d’être plus proches de nos collaborateurs et de dépasser les simples frontières géographiques. Tout comme un événement physique nous avons prévu une mise en scène et un déroulé afin d’avoir un rendu plus dynamique en privilégiant les interactions ouvertes entre intervenants mais aussi avec l’audience via des questions-réponses live.  L’objectif que nous nous sommes fixé est d’être plus transparent et impactant dans nos communications. Au regard des résultats de l’enquête que nous avons lancée a posteriori et des témoignages reçus je pense que nous pouvons dire que nous l’avons atteint. En effet, certains ont souligné que la qualité du rendu était telle qu’ils étaient tentés d’applaudir à la fin car ils avaient l’impression d’être avec nous dans la salle. Une belle réussite que nous ne manquerons pas de reproduire lors de notre prochaine communication à l’ensemble de nos collaborateurs ». explique Magali Dos Santos, Responsable de communication interne d’Arkadin.